Vergaderen zonder drempels bij PIDPA

25 prachtige vergaderzalen

Goed samenwerken begint bij een ruimte die meewerkt. Een vergaderzaal moet uitnodigen om te starten, niet vertragen met kabels, codes of techniek die niet mee wil. Voor Pidpa rustten we in het kantoor in Antwerpen 25 vergaderzalen uit tot moderne, hybride werkomgevingen waar mensen op kantoor en van op afstand vlot samenkomen. Eén klik en de vergadering start - helder in beeld, zuiver in geluid en overal op dezelfde manier te bedienen. 

Dagelijkse werking kwam niet in het gedrang

Pidpa wou zijn vergaderzalen over de volledige kantoortoren klaarmaken voor hybride vergaderen, met Microsoft Teams als vaste basis. Van een compacte overlegruimte tot een ruime zaal voor grote bijeenkomsten: elke zaal moest even intuïtief werken, strak wegwerkt zijn in het interieur en betrouwbaar blijven op lange termijn. Belangrijk daarbij was dat de uitrol de dagelijkse werking niet mocht verstoren. Daarom pakten we het gefaseerd aan, verdieping per verdieping. 

Een gefaseerde uitrol 

We verdeelden het project in vier fases, telkens afgestemd op een set verdiepingen, zodat Pidpa ononderbroken kon blijven doorwerken:

• Fase 1 - verdieping 0, 1 en 2 (juli 2026): 7 zalen, waaronder twee grote ruimtes.
• Fase 2 - verdieping 3 en 4 (september 2026): 5 zalen.
• Fase 3 - verdieping 5 en 6 (oktober 2026): 6 zalen.
• Fase 4 - verdieping 9 (december 2026): 7 zalen, met de blikvanger van het project.

Elke zaal kreeg een naam van een rivier - van Donau en Rijn tot Dijle, Waal en de Nete - wat het gebouw meteen een herkenbare, menselijke logica geeft. 

Een heldere standaard 

De kracht van dit project zit in de eenvoud: elke zaal is opgebouwd rond dezelfde beproefde basis, afgestemd op haar grootte. Zo werkt elke ruimte identiek en voelt niemand de techniek als een drempel. Elke zaal beschikt over een groot LG-scherm, gekozen op maat van de ruimte: van 49, 65 en 75 inch voor de kleinere en middelgrote zalen tot 86 en 98 inch voor de grote. Daarbovenop komt een videobar of vergadersysteem van Yealink dat de hele tafel scherp in beeld brengt, zodat wie van thuis of van een andere locatie meevolgt, iedereen goed ziet en hoort. Draadloos presenteren hoort er standaard bij: je scherm delen kan zonder gedoe met adapters. Naargelang de zaalgrootte schaalden we de oplossing op. Compacte overlegruimtes kregen een alles-in-één videobar; de grotere en drukbezochte zalen kregen een volwaardig vergadersysteem met een aparte audioprocessor, plafondmicrofoons en discreet ingebouwde luidsprekers. Die vangen elke stem aan tafel op en verdelen het geluid egaal over de ruimte - geen galm, geen deelnemer die wegvalt. Waar nodig werkten we alles netjes weg in een eigen AV-kast, met verzorgde bekabeling tot in de puntjes. 

Ruimtes die net iets meer vragen 

Sommige ruimtes kregen een uitgebreidere aanpak. In de grote zaal Zwanebeek plaatsten we twee schermen van 98 inch naast elkaar, aangevuld met een vergadersysteem voor grote ruimtes, draadloze hand- en revermicrofoons en een streamingoplossing waarmee Pidpa bijeenkomsten live kan uitzenden of opnemen. Zo wordt zo'n zaal net zo goed een plek voor een presentatie of een event als voor een klassieke vergadering. De echte blikvanger staat op de bovenste verdieping, in de zaal Zenne: een naadloze LED-wand van 136 inch die beeld groot, helder en indrukwekkend brengt. Gekoppeld aan een volledig vergader- en geluidssysteem wordt dit de ruimte voor de meest zichtbare momenten van de organisatie. 

Techniek is pas waardevol als ze blijft werken

Daarom sloten we voor het volledige zalenpark een onderhoudsformule af over tien jaar, afgestemd op het type zaal: van de eenvoudige overlegruimtes over de uitgebreide vergaderzalen tot de meest complexe ruimtes. Zo weet Pidpa precies waar het aan toe is, houden we de installatie jarenlang up-to-date en betrouwbaar, en kan de organisatie zich concentreren op wat écht telt - samenwerken. Geen zorgen over veroudering, wel gemoedsrust op lange termijn. 

Het resultaat 

Pidpa beschikt vandaag over 25 vergaderzalen die klaar zijn voor de manier waarop we vandaag werken: hybride, flexibel en zonder drempels. Medewerkers stappen een zaal binnen en zijn meteen vertrokken, of ze nu met vier rond de tafel zitten of met een halve organisatie verspreid over verschillende locaties. Overal dezelfde eenvoud, strak geïntegreerd in het interieur, en gedragen door een onderhoudsformule die meegroeit met de organisatie.